خطوات لعقد اجتماع عمل ناجح

 

كيفية عمل اجتماع للموظفين

وفي هذا السياق، يعد عقد وإدارة الاجتماعات الناجحة من أهم المهارات الإدارية التي تؤثر بشكل مباشر على عمل وإنتاج الشركة بشكل عام، وتثبت المهارات والكفاءات الإدارية للمدراء.

التخطيط المسبق لـ طريقة عمل اجتماع

يجب أن يكون للإجتماع هدف وغرض واضح، حيث يجب أن يبدأ الإجتماع بالخطوط العريضة لهذه الأهداف، بالإضافة إلى وضع الأسس والمقاييس الأساسية في المرحلة الأولى من الإجتماع.

ٍِّّ

التقيد بالمواعيد الزمنية لاجتماع العمل

يجب احترام المواعيد والأخذ بعين الاعتبار أن الجميع وقته ثمين ولديه أعمال يقوم بها، كما يتوجب على المدير الالتزام بموعد محدد للانتهاء من الاجتماع، وألا يعاقب أولئك الذين أتوا على الموعد المحدد بانتظار المتأخرين عن الاجتماع، وفي هذا الإطار، تقوم العديد من الشركات باستخدام سياسة قفل الأبواب بعد عدة دقائق من بدء الإجتماع لإلزام الموظفين بالحضور على الموعد المحدد.

وفي معظم الأحيان، تستغرق الاجتماعات مدة ساعة واحدة فقط، وسيكون الموظفين سعداء بحضور الإجتماع عندما يبدأ وينتهي على الفور.

تشجيع النقاش المفتوح بين موظفين اجتماع عمل

يعتبر فسح المجال أمام جميع الحاضرين للمساهمة في النقاشات الدائرة داخل الإجتماع من أهم العوامل التي تسهم في الحصول على نتائج مبتكرة، حيث يتوجب على المدير أن يتكلم بنسبة 50% فقط، وأن يقوم بتشجع المشاركين في إعطاء أرائهم ومشاركة مقتراحاتهم، كما يتوجب على المدير أن يلعب دوراً إيجابياً في خلق جو مريح للمشاركة وإدارة النقاش بكل فعالية.

الالتزام بجدول الأعمال

يعد إلتزام بجدول أعمال اجتماع عمل من الضروريات الأساسية التي يجب على المدير أن يأخذها بعين الاعتبار لتجنب اضاعة الوقت على أمور ومسائل خارج سياق جدول الأعمال، والتركيز على النقاط التي تم التخطيط لمناقشتها وتحقيق الهدف من الإجتماع.

تلخيص النقاط الرئيسية والاحتفاظ بنسخة عن الاجتماع

يتوجب على المدير في نهاية كل اجتماع عمل تلخيص النقاط الأساسية والمهام وخطة التنفيذ التي وافق عليها جميع المجتمعين. وأخيراً، يفضل القيام بكتابة كل ما خرج عنه اجتماع عمل، وتوزيعه على جميع الحاضرين، وإنهاء الإجتماع بإبلاغهم أنه في حال كان لديهم أسئلة يمكنهم العودة إليه.