الطريق الصحيح للنجاح في إدارة المشاريع

الطريق الصحيح للنجاح في إدارة المشاريع

النجاح في إدارة المشاريع لا يمكن أن يتم بشكل عشوائي وإن أسعفك الحظُ مرةً سيخذلك مرات ومرات لذا احرص جيدًا أن يكون تنفيذك للمشاريع مدروسًا ونابعًا عن فهمٍ جيد لأسس إدارة المشاريع

إدارة المشاريع هي تطبيق العمليات والأساليب والمهارات والمعرفة والخبرة لتحقيق أهداف المشروع المحددة وفقًا لمعايير قبول المشروع ضمن المعايير المتفق عليها. إدارة المشروع لها نواتج نهائية مقيدة بفترة زمنية محدودة وميزانية محدودة

وتقوم إدارة المشاريع على بعض العوامل الأساسية منها: الهدف النهائي من المشروع، الميزانية المطلوبة لتنفيذ المشروع، الجدول الزمني أي الفترة اللازمة لإنجاز المشروع، نوع المشروع من حيث البساطة والتعقيد، مدير المشروع أو الشخص المسؤول عن متابعة المشروع وإدارته

ما هي أهمية إدارة المشاريع؟

تكمن أهمية إدارة المشاريع  في تقسيم المشروع على مراحل بحيث يتم تنفيذه في خطوات محسوبة مُنظمة تجنبًا لإضاعة الوقت والموارد في العشوائية والتجريب ومن فوائدها أيضًا ما يلي:

صناعة القرارات الصائبة من خلال توفير بيانات صحيحة ودقيقة يمكن اتخاذ القرارات بموضوعية فعن طريق الدراسة الفنية مثلًا يمكن تحديد سعر المنتج

حسن إدارة الوقت والجهد: فبدون إدارة المشاريع يتم إهدار الكثير من الوقت والجهود بسبب العشوائية وعدم التنظيم لكن الإدارة الجيدة تنتهج تنظيم الأعمال وحسن استثمار الموارد

التعاون بين أفراد الفريق: تستخدم إدارة المشاريع أدوات تعزز العمل الجماعي بين الأقسام المختلفة كما توزع المهام بطريقة سلسة حيث يتم تسليمها أو استلامها من أعضاء الفريق بسرعة ونظام

حسن توظيف الموارد: توظيف الموارد في إدارة المشاريع يتم بفاعلية في التوفير والتوزيع

ما هي مراحل إدارة المشاريع؟

في كل مرحلة من مراحل إدارة المشاريع هناك بعض الخطوات والمسؤوليات الواجب تنفيذها للوصول إلى النتيجة النهائية

1. البدء

البدء هي مرحلة بناء المشروع وحجر الأساس الذي يحمل اتفاقًا يُبني عليهِ كل شيء في المراحل التالية والتي تنتهي بعقد اجتماع انطلاق المشروع وتلك المرحلة من مراحل إدارة المشاريع تتضمن الآتي:

دراسة الجدوى: لابد من إعداد دراسة جدوى للمشروع قبل أي شيء لنرى مدى نجاح الفكرة وواقعيتها وهل هي قابلة للتنفيذ أم لا، وأيضًا للتعرف على المخاطر الوارد حدوثها أثناء التنفيذ والاستعداد جيدًا لمواجهتها

تحديد أهداف المشروع: يجب أن تكون أهدافك ذكية SMART أي أنها محددة غير عامة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة بالمشروع ومحدودة بزمن

تحديد ميزانية: والتي من المفترض أنه تم تحديدها بالفعل في دراسة الجدوى بما يتناسب مع حجم المشروع ومتطلباته

تكوين فريق العمل: ستحتاج بالطبع إلى تكوين فريق عمل من المتخصصين والمدراء كلٌ منهم له توصيف وظيفي ومسؤوليات متوقعة منه

ميثاق المشروع: في هذه المرحلة يتم إنشاء ميثاق المشروع ويُطلق عليه مستند بدء المشروع ويتضمن وصف المشروع وأهدافه والمخاطر المتوقعة وكل التفاصيل الهامة

2. التخطيط

التخطيط من أهم مراحل إدارة المشروع وهي التي تحدد مسار التنفيذ وتنقسم إلى:

تخطيط الموارد: كل الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع والحصول عليها طبقًا للميزانية المعدة مسبقًا

إعداد جدول زمني: أحد أهم عوامل نجاح المشروع أن يتم تنفيذ كل شيء في الموعد المحدد له، وفي مرحلة التخطيط يتم وضع جدول زمني يتضمن موعد لكل مهمة لمتابعتها

أساليب التواصل: حسن التعاون بين أعضاء فريق العمل يمثل جزءًا هامًا في الإنجاز لذا يُفضل اختيار الأساليب المناسبة للتواصل لتسهيل متابعة العمل ويمكن الاعتماد على أدوات إدارة المشاريع

وضع خطة إدارة المخاطر: تحتاج إدارة المشاريع الاحترافية إلى’ التعامل مع المخاطر بشكل منظم، تضمن التخفيف من آثارها وتوفير سبل مناسبة للتعامل معها. يحدث ذلك عبر تجهيز خطة واضحة بخطوات عملية لإدارة المخاطر

وضع مقاييس للنجاح: لابد من وضع مقاييس محددة وواضحة تستخدم في تقييم جميع المهام بالمشروع.

3. التنفيذ

في هذه المرحلة يتم تنفيذ الخطط الموضوعة مع التزام كل فرد بالمسؤوليات الموكلة إليه والتسليم في الموعد المحدد، يتضمن ذلك أيضًا متابعة الأقسام والعمليات المتعلقة بتنفيذ المشروع، مع استلام تقارير الأداء من الفريق، وتسليم التقارير إلى الأطراف الأخرى المعنية بالمشروع كمجلس الإدارة أو الشركاء، في هذه المرحلة من إدارة المشاريع يكون التركيز على إدارة العمل والتأكد أن كل المهام يتم تنفيذها بالشكل الصحيح وفيه حالة ظهور عوائق أو مشكلات غير متوقعة يجب التدخل فورًا ووضع كل الحلول المتاحة واختيار الأصلح من بينها والبدء في اتخاذ إجراءات سواء عن طريق التعديل في طريقة تنفيذ المهام أو حتى استبدال الخطة بأكملها إن تطلب الأمر

4. المتابعة والتحكم

هذه المرحلة من إدارة المشروع ليست مرحلة تالية للتنفيذ، إنما تحدث معها بالتوازي، إذ تعتمد أغلب التداخلات أو الإجراءات التصحيحية على منهجية المتابعة والتحكم المتّبعة في المشروع. تتمثل أهمية هذه المرحلة في أنّها تركّز على المتابعة بصورة منهجية، من خلال أنشطة مخصصة مثل:

إدارة الموارد:

التأكد من توفر الموارد المطلوبة للعمل في المواعيد المحددة لها، مع الالتزام بالميزانية المحددة للمشروع وعدم تجاوزها

إدارة المخاطر:

وفقًا لخطة إدارة المخاطر المحتملة، تتخذ إدارة المشاريع كلًا من الإجراءات الاستباقية لضمان عدم حدوث المخاطر من البداية، والإجراءات السريعة الرادعة في حالة حدوثها

متابعة الأداء في ظل مؤشرات قياس الأداء:

تُوضع مؤشرات قياس الأداء KPIs لتسهل تقييم الأداء في المشروع. يحدث ذلك في هذه المرحلة بمتابعة أداء الفريق دوريًا والتأكد من أنّ كل شيء يُنفذ وفقًا للمؤشرات الموضوعة

5 . الإنهاء

تُع هذه المرحلة في إدارة المشاريع بمثابة نهاية المشروع، إذ يتم تسليم جميع المخرجات النهائية إلى الأطراف المشارِكة في المشروع كالشركاء ومجلس الإدارة. تتمثل قيمة هذه المرحلة في أنّها فرصة جيدة لتقييم ومراجعة كل ما حدث، بهدف الاستفادة من ذلك في أي مشاريع قادمة وبناءً عليه يتم عقد اجتماع مع فريق العمل وجميع الأشخاص المساهمين في التنفيذ، لمناقشة ما حدث تفصيلًا وتقييم العمل بالكامل، يشمل هذا ذكر الأمور التي نُفذت بصورة جيدة، لاستثمار ذلك مستقبلًا، وكذلك ذكر الأمور التي قد تحتاج إلى تحسين مع اقتراح حلول مناسبة لفعل ذلك